Een simpele weergave van de werkelijkheid; wat zeggen de cijfers vandaag

Lister

Lister gaat aan de slag met Business Intelligence, want intern neemt de vraag naar rapportages en grafieken toe. Wat als big data niet alleen van ICT en controlling is? Hoe giet je big data in een vorm, waar iedereen mee uit de voeten kunt.

“Houd het dashboard simpel en duidelijk. Vraag je af welke input in het dashboard thuishoort.”

Op eigen kracht

Lister ondersteunt mensen met psychiatrische en/of verslavingsproblemen. Zij dragen zorg voor huisvesting en geven begeleiding in de wijk. Lister helpt kwetsbare mensen de volgende stap te zetten, zodat zij vervolgens op eigen benen kunnen staan.

Ronald Ferdinandus is coördinator Informatisering & Automatisering. Regelmatig vragen de locatiehoofden van Lister een weergave van de laatste cijfers uit de organisatie op. Op het Centraal Bureau weten ze wel raad met data. Excellijsten en rapportages worden aan de lopende band geproduceerd (en geprint). Of dit efficiënt is en voorziet in de gevraagde behoefte, daar zet Ronald vraagtekens bij. 

Het dashboard

Samen met de locatiehoofden en de ondersteunende diensten gaat Ronald aan de slag. Werkgroepen worden geformeerd. Via interviews haalt hij informatie op. Welke informatie heb je wanneer nodig? Wat vind je belangrijk? Wat wil je zien? De werkgroep financiën (budget) vraagt om andere gegevens, dan de werkgroep personeel (ziekteverzuim) of zorg (lege bedden). 

‘In één overzicht zien of we het goed doen’, dat is belangrijk bij Lister.
Lister Zorg Monitoring Utrecht

de kracht van Design Thinking

volgens Ronald Ferdinandus - coördinator informatisering & automatisering


Uit de organisatie kregen wij, de ICT afdeling, veel ad-hoc vragen over cijfers uit de organisatie. We maakten queries, draaitabellen en rapporten, maar niet iedereen kon hiermee uit de voeten. Dit moest anders. De Raad van Bestuur gaf ons de opdracht om onze Business Intelligence verder uit te werken. Bij RIBW Overijssel zag ik hoe zij hun dashboard hadden ingevuld en vormgegeven. Een overzichtelijk ontwerp met een simpele weergave van de cijfers. En zo maakte ik kennis met Blik Grafisch Ontwerp, de ontwerpers van het dashboard van RIBW.

In plaats van veel geld en tijd te besteden aan de ontwikkeling van een blauwdruk, ontwikkelden wij de dashboards vanuit de Design Thinking methode. We startten met dashboards voor Cliënten, HRM en Financiën. Een van de voordelen was, dat we de dashboards tussentijds uitbreidden met zaken die we vooraf niet konden weten. Doordat wij de kennis en techniek in huis hadden, maakten we én een vliegende start én we waarborgden de continuïteit. En Blik bleek de juiste partij om ons te helpen onze informatiebehoefte in kaart te brengen en het dashboard vorm te geven.

In het begin was er veel ruis, totdat Blik ons vroeg: voor wie is het dashboard bedoeld? Maak wat de klant wil en nodig heeft. Naast klant, zijn onze locatiehoofden ook ambassadeur. Want zij hebben zeggenschap en zorgen voor de samenhang in de organisatie. Maar zij zijn ook gebaat bij gewenste ondersteuning om hun werk goed uit te voeren. Daarom hebben we de locatiehoofden een prominente rol gegeven tijdens de ontwikkeling van de dashboards.

We bouwen nu aan dashboards waar de organisatie echt wat aan heeft. De feedback van de gebruikers geeft ons inzichten voor verbetering en verdieping. Daar hebben we nu meer oog voor, terwijl we minder capaciteit en inhuur nodig hebben.

Blik van buiten

Zodra wij de plannen te zien krijgen, komen de vragen vanzelf. Wij keren alles om, schudden de boel op. Tijdens gesprekken met de werkgroepen, locatiehoofden, controllers maken we dingen los en zichtbaar. Een andere insteek levert andere inzichten op. Wie zit op welke informatie te wachten? Wat doe je vervolgens met die informatie? Waar is wel of geen ruimte voor in een dashboard? Waar dient het dashboard voor; uitlezen, rapporteren, peilen, controleren, besturen? Hoe ziet het dashboard eruit? En vooral hoe zorg je ervoor dat het dashboard gebruikt wordt? We nemen de antwoorden mee in het visueel ontwerp.

Zichtbaar maken

Waar Tin-IT werkt aan de software, en de koppeling wordt gelegd met het platform ONS, werkt Blik aan het visueel maken van het dashboard. Het ontwerp moet er niet alleen fris en overzichtelijk uitzien, het moet ook werkbaar en herkenbaar zijn. Een paar versies gaan heen en weer, bij elk detail wordt stil gestaan, alles doet ertoe.

Het dashboard is opgesplitst in drie groepen; zorg, personeel, financiën. Elke groep krijgt een eigen startpagina, met mogelijkheden verder in te zoomen op de details. Het ontwerp komt heel precies. Wat roept een rood knopje op of wat zegt een portemonnee?

Ipad Vasthouden

Data uitlezen

In plaats van ICT te vragen complexe lijsten uit Excel te exporteren, en keer op keer een query te draaien, kunnen de locatiehoofden nu zelf data uitlezen via het dashboard. Binnen een minuut informeert de afdelingsmanager zijn team over de laatste stand van zaken. De zorgprofessional ziet in één oogopslag welke cliënt er in- en uitstroomt. Met één druk op de knop heeft de HRM-manager het ziekteverzuim in beeld. De controller vergelijkt – op twee schermen - de cijfers van de laatste twee kwartalen. En de gemeente Utrecht krijgt zonder te veel poespas en op tijd een complete rapportage aangeleverd.

Van verslaglegging op papier, naar één centrale plek waar informatie eenduidig en digitaal opvraagbaar is. Dat is de stap die Lister zelf gezet heeft.
Lister Personeel Ziekteverzuim

Aan het werk

De locatiehoofden zijn blij. Ze kunnen nu, op eigen kracht, verder met het dashboard. En weet je wat mooi meegenomen is, ze komen terug bij Ronald met vragen en feedback over het dashboard. Zo wordt het dashboard beter en beter.

En Ronald? Ronald is weer in de weer met applicaties, technologische ontwikkelingen, updates, databases en onderhoud. Alles wat een medewerker nodig heeft op zijn/haar werkplek om lekker aan het werk te zijn.

Ronald’s tips

-      Zet alle gebruikers en leveranciers aan tafel
-      Onderzoek de werkwijzen en behoeften
-      Houd het simpel
-      Denk in mogelijkheden
-      Haal expertise in huis
-      Neem tijd voor het proces
-      Deel de ontwikkelingen
-      Sla geen stap over
-      De oplossing bestaat al

“Blik begrijpt onze informatiebehoefte en weet deze in kaart te brengen en te visualiseren.”

Hoe stapt jouw organisatie simpel over op een dashboard?

Gebruik onze hersens (en ervaring) voor een vrijblijvend en ongevraagd advies.

Maak een afspraak

Hoe communicatie de stemming in een organisatie positief beïnvloedt

Siza